Términos y condiciones para la redención de incentivos educativos

1. Alcance 

 

1.1. Los presentes términos y condiciones regulan la redención de los incentivos educativos otorgados por la Asociación Cavelier del Derecho (en adelante, "la Asociación") a los estudiantes ganadores de sus concursos, actividades y convocatorias. 

1.2. Las condiciones aplicables a los honorarios de entrenadores y jurados se rigen por un documento independiente. 

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2. Elegibilidad 

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2.1. Son elegibles para la redención de incentivos educativos los ganadores de los concursos organizados por la Asociación, así como quienes resulten beneficiarios conforme a los reglamentos de las actividades, concursos o convocatorias respectivas. 

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3. Plazo de redención 

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3.1. Los incentivos educativos son redimibles dentro de los cinco (5) años siguientes a la fecha de entrega del diploma o documento que certifique su obtención. Vencido este plazo, los incentivos no reclamados no podrán hacerse efectivos. 

3.2. Las solicitudes de redención podrán presentarse a partir del décimo (10) día calendario contado desde el día siguiente a la recepción del documento que acredite al solicitante como ganador. Este plazo obedece al tiempo requerido para el registro administrativo interno. 

 

Ejemplo: si el concurso se ganó el 16 de julio y el diploma se recibió el 19 de julio, las solicitudes de redención podrán iniciarse a partir del 29 de julio. 

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4. Usos permitidos de los incentivos 

 

4.1. Los incentivos educativos pueden redimirse exclusivamente para los siguientes fines: 

• Estudios de pregrado y posgrado en Derecho o carreras afines, en cualquier universidad en Colombia o en el exterior. Esto incluye inscripciones, matrículas, derechos de grado, seguros estudiantiles y demás conceptos directamente relacionados con el programa académico. 

• Tiquetes de viaje para cursar estudios fuera de la ciudad o del país del solicitante. Para este fin, el estudiante debe acreditar que se encuentra admitido y matriculado en el programa académico correspondiente. 

• Cursos de actualización o de idiomas que complementen la formación académica del estudiante. 

• Compra de libros o material educativo. 

• Equipos de cómputo: computador portátil, computador de escritorio o tableta, junto con los siguientes periféricos (lista taxativa): 

• Mouse 

• Teclado 

• Cámara para computador (no se admiten cámaras fotográficas ni de otro tipo) 

• Monitores 

• Audífonos 

• Unidades de almacenamiento externo (disco duro externo, memorias USB, tarjetas SD, etc.) 

4.2. Cualquier solicitud que no corresponda a los conceptos enumerados en la cláusula 4.1 será rechazada. 

4.3. Las solicitudes de redención solo aplican para compras o pagos de productos o servicios adquiridos con posterioridad a la fecha de otorgamiento del incentivo. No se admiten reembolsos retroactivos. 

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5. Distribución de incentivos entre equipos 

 

5.1. Cuando el incentivo corresponda a un equipo, se distribuirá en partes iguales entre sus integrantes, salvo que se trate de incentivos individuales (como el de mejor orador). 

 

6. Modalidades de solicitud 

 

6.1. El estudiante podrá elegir, a su discreción, una de las siguientes modalidades: 

a) Pago directo 

La Asociación realiza el pago directamente a la entidad proveedora del producto o servicio. Este pago puede efectuarse de dos formas: (i) mediante factura, que no podrá ser para pago en ventanilla, efectivo, cheque ni similares, y que debe adjuntarse a la solicitud; o (ii) mediante enlace de pago proporcionado por la entidad. 

b) Reembolso 

El estudiante realiza el pago con sus propios recursos y luego solicita el reembolso a la Asociación. Esta modalidad es especialmente recomendada para la compra de tiquetes aéreos. Si el estudiante no cuenta con la capacidad económica para cubrir el costo inicial, podrá optar por la modalidad de pago directo. 

6.2. En la modalidad de reembolso, el estudiante deberá presentar comprobantes de pago en los que se acredite su identidad y el concepto pagado. 

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7. Procedimiento y formulario 

 

7.1. El solicitante debe completar el formulario de redención en línea, disponible en el sitio web oficial de la Asociación (https://www.asociacioncavelier.com). 

7.2. El formulario debe completarse con información precisa y veraz, y acompañarse de los soportes que acrediten la titularidad del solicitante y el otorgamiento del incentivo. La Asociación se reserva el derecho de rechazar solicitudes con información incorrecta, incompleta o falsa. 

7.3. Una vez enviado el formulario, el solicitante recibirá una confirmación por correo electrónico. 

7.4. Se recomienda que los recibos, enlaces de pago y demás soportes remitidos cuenten con una vigencia mínima de cinco (5) días hábiles, con el fin de evitar su vencimiento antes de que la Asociación pueda efectuar la revisión correspondiente. 

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8. Plazos de revisión y pago 

 

8.1. Las solicitudes de pago directo se revisarán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al diligenciamiento del formulario. Si la solicitud está completa y correcta, el pago se efectuará dentro del mismo plazo. 

8.2. Las solicitudes de reembolso se revisarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al diligenciamiento del formulario. Si la solicitud está completa y correcta, el reembolso se efectuará dentro del mismo plazo. 

8.3. Si la solicitud es devuelta por documentación incompleta, errores o irregularidades, el plazo de revisión se reiniciará una vez subsanadas las observaciones. 

8.4. Si vencido el plazo aplicable el solicitante no ha recibido respuesta, podrá comunicarse a través de cualquiera de los canales de contacto de la Asociación. 

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9. Complemento de pago 

 

9.1. Si el valor de la solicitud excede el monto del incentivo otorgado, el estudiante podrá transferir la diferencia a la cuenta bancaria de la Asociación, y esta efectuará el pago total al proveedor. En tal caso, el estudiante deberá indicarlo en la descripción de su solicitud. 

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Ejemplo: Juan recibió un incentivo de $8.000.000 y la matrícula que desea pagar cuesta $10.000.000. Juan puede transferir a la Asociación los $2.000.000 restantes, y la Asociación procederá a realizar el pago completo. 

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10. Limitación de responsabilidad 

 

10.1. La Asociación no se hace responsable por incentivos educativos perdidos, robados o dañados después de efectuado el pago. 

10.2. La Asociación no asume responsabilidad por demoras, errores o incumplimientos atribuibles a terceros proveedores, entidades bancarias o prestadores de servicios de pago. 

10.3. Las diferencias de precio que se generen entre la fecha de presentación de la solicitud y la fecha de pago efectivo serán de cargo del estudiante. 

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11. Protección de datos personales 

 

11.1. El tratamiento de los datos personales recopilados a través del formulario de redención se regirá por la política de privacidad y tratamiento de datos personales de la Asociación, disponible en su sitio web, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias. 

11.2. Al diligenciar el formulario, el solicitante autoriza a la Asociación a recopilar, almacenar y utilizar sus datos personales exclusivamente para los fines relacionados con la gestión y redención de los incentivos educativos. 

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12. Modificaciones 

 

12.1. La Asociación se reserva el derecho de modificar los presentes términos y condiciones en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web oficial de la Asociación. 

12.2. Es responsabilidad del solicitante consultar periódicamente estos términos y condiciones. 

 

13. Aceptación 

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13.1. La participación en las actividades, concursos y convocatorias de la Asociación implica la aceptación íntegra de los presentes términos y condiciones. 

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14. Entrada en vigor y régimen de transición 

 

14.1. Los presentes términos y condiciones entran en vigor a partir de agosto de 2024. 

14.2. Los ganadores anteriores a esta fecha conservarán las condiciones que les fueron comunicadas al momento del otorgamiento de sus incentivos, sin perjuicio de que deberán tramitar la redención a través del formulario electrónico dispuesto para tal efecto.